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怎样才能抓好企业的采购工作呢?

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采购部门是一个企业的核心部门,采购工作的好坏,直接决定了企业的成败得失。因为采购部门是直接拿企业的利润在进行交易,随着中国经济的不断向前发展,物价也在持续上涨,而原材料不管在化工、化学、生产、加工、贸易、科研、房地产、餐饮等任何企业所占的比重都非常大,甚至超过人工、税收的40%。可以这么讲,抓好企业的采购工作,公司就等于成功了一半。

那么,怎样才能抓好企业的采购工作呢?
●要找好的采购人员
采购人员的本性,就决定了他工作业绩的好坏。我常跟员工说:“只要你相信自己能够把这件事情做到最好,你就一定能够做好,只要你肯付出,在追求成功的过程中,你就会意外地发现有很多想都没有想过的事情会迎韧而解,甚至结果会超出你的预期”。
记得我在18岁时,是刚到北京后的第二份工作。是在一家餐饮公司做采购工作,我当时把它做到了比想象中的要好的多的结果,才使我一步步走向成功。
我的第一份工作是在建筑工地做小工,做了不到半年的时间,感到生活和工作很是单调,每天就是搬运水泥和黄砂,想到没什么意思,就辞去了工作,去寻找下一个工作目标。
那时,我一个人走在大街上,东奔西走,到处寻找工作。由于刚从老家出来,又是在工地工作,晒得很黑,几天下来一直没有找到合适的工作。直到第五天,我走到一家餐饮公司门前,看到上面贴着招聘服务生、采购员的职务,就走到店里去面试。可前厅的主管告诉我老板不在这里,得去位于海淀区中关村的总部去面试。现在想想是他们看不上我,耍我呢,可我当时是不知道,为了尽快找到工作,什么都没想问清地址,就去了中关村。
可到了中关村见了老板,让我先失望又换来希望。老板说你的面相太黑,又没有管理经验,不能在餐厅工作。可老板似乎看到了我的诚恳和厚道,刚要走出去,老板又叫住我,问我是哪里人,你愿意帮我去市场询问一些材料的价格吗?不过试用期只能给你500元/月的工资,后可以重新定义。我当时说:“只要老板相信我,就让我试试吧”。老板给了我一张餐厅所需材料的名单。就这样,我开始了真正意义上的比较喜欢的工作和生活。
在这一个月里,为了找到比较便宜又能用的原材料,我每天5:00起床,很晚才能回家。记得当时为了把工作做好,我把任意一种材料都要询问15-20家,取中间最低的价格,这样就可以让老板满意了。可事情并没有想象的那么简单,时间长了,我渐渐发现任意材料在普通农贸市场是没有最低价的,必须到新发地、岳各庄、大钟寺等大的批发市场才行。而询问调料的价格还要装作买家,询问肉类、菜类的价格还要起的更早,在早晨由外地进京的大车发货的时候,才能真正了解到市场的最低价。再利用这样的寻价方法寻价20家,取最低的作为标准。最后,我终于向老板交了入社后的第一份满意答卷。
就这样,我从一无所知慢慢找到了窍门,也给我带来了人生的转机。直到我升职为经理助理、经理、装饰公司采购、经理、副总经理。
这是采购员的人品的本性。只要他用心去做,不动歪脑筋,工作会很出色的。当然,作为老板要舍得发年终奖,好的员工所创造的价值远大于你的奖励。不要认为是采购员就会有贪污、回扣现象,不用发放奖励他也不会离开的。若是这样,只会让有正义感和责任心的员工,认为你老板不识货,不能体现出他们真正意义上的价值和才能的认可,丧失信心,直到离开公司。
●要有合理的材料管理流程。
只有好的采购人员还不能保证材料的正常消耗和使用。要想达到价格合理、质量合格、使用合理,就得有可行的材料管理流程,主要有以下几个方面:
寻价(从厂家或批发商那里获得至少每样材料至少10-15家的报价,取中间最低)→选材(根据单价选择合适材料)→封样(把所选定材料进行签字封样)→签定供需合同(包括相应的法律法规,以免供货商钻法律空子)→检测(必须经现场质检部检测合格)→入库(库房部根据需求把好数量关)→出库(领用人必须写清楚领用数量及使用部位)→公司核查(公司高层领导根据所需材料进行现场核查,看其材料是否用在指定区域,数量是否与预期相符)
●实行有效的监督管理
有了这些还不够,对于用量大的材料,企业还应有高层领导根据实际情况进行抽验,现场取样,到检测机关检测其质量是否达到当初选定的材料标准等级。一是可以避免在使用过程中出现质量问题,给企业造成损失;二是可以加大企业管理力度,不给员工和供货商钻空子;
一个企业有了好的采购人员和可行的采购管理流程,再加上有效的监督管理,就可以在很大程度上避免材料的不正常消耗和流失,大大的减少企业的非正常开支。
那么,你的企业在材料方面是否有漏洞呢?请参照上述的采购管理方法来一次材料单价、质量方面的大扫荡吧。

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