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培训文章

公司采购管理中出现的问题以及处理方法

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1 问题的提出

随着经济全球化和信息时代的到来,合作伙伴关系、信息技术进步以及管理思想的创新,使得企业之间竞争的方式也发生了转变,从企业与企业之间的竞争转向供应链和供应链之间的竞争。采购领域的变革速度越来越快,越来越多的企业打破原有的思维方式,以供应链管理的思想为指导,使采购从以交 -
易为基础的战术职能上升为以流程为导向的战略职能[trn0从发达国家企业的实践经验看,有效的供应链管理对于企业增强成本控制、高效利用资源、改善服务和增加收益起到巨大的推动作用。 
20世纪90年代以来,社会生产力的不断发展和科学技术的不断进步,全球信息化网络和全球经济一体化的初步形成,市场竞争日趋激烈,科技进步和需求多样化使得产品生命周期不断缩短,企业面临着缩短产品的交货期、提高产品的质量、降低产品成本、改进服务等多方面的压力。所有这些都要求企业对不断变化的顾客需求做出快速反应,因此许多企业推出了大规模定制生产模式(21,用定制的个性化产品去占领市场,赢得竞争的胜利。 
FIC 公 司 也正是面临着这种竞争环境,为既能满足顾客个性化需求,又能满足企业规模经济效益,而采取了准时制生产(刃)、敏捷制造(agilemanufacturing)生产经营方式。然而,定制生产模式也存在着不可回避的问题,如:生产批量小,产品品种多.设备利用率低等。随之而来的是这种生产经营方式在采购环节上也面临着许多:PA待解决的难题:多品种、小批量的准时制采购难以形成批量采购,产品质量难以控制,交货期难以保证等。 
本文正是结合FIC公司在采购工作中实际存在的问题,提出一系列解决对策,从而在企业的实际采购管理活动中增加产品采购批量,提高产品质量,缩短产品交货期,保证准时制采购活动的实现。
2 FIC采购管理面临的问题
实际工作中,FTC公司为适应准时制生产模式管理活动的要求,采取以销售订单驱动生产订单,以生产订单驱动采购订单,供应与需求双方都围绕订单运作的生产运行方式,企业的采购方式与生产方式是并行的,也就是要求企业的采购方式必须实现准时化、同步化运作。当生产部门在接到供应部门根据销售部门所签订订单所制定的生产计划后,开始安排生产;同时,采购部门在接到供应部门根据生产部门所反馈的物料需求计划后制订采购订单,当采购部门产生一个订单时,供应商即开始着手物品的准备工作。与此同时,采购部门编制详细采购计划,制造部门也进行生产的准备过程,当采购部门把详细的采购单提供给供应商时,供应商就能很快地将物资在较短的时间内交给FIC公司。当需求发生改变时,制造订单又驱动采购订单发生改变。企业的生产目的是为订单生产,而不是为库存生产;企业的采购目的是为订单采购,而不是为库存采购。准时制采购使企业适应了多变的市场需求,增加了供应链的柔性和敏捷性。 
但由企业自身所生产产品、生产管理方式以及与其相结合的采购管理方式的特点所决定,HC公司在采购管理实际工作中存在着一些皿待解决的难点问题,这些难点问题如果得不到很好的解决,将影响企业采购管理目标的实现,影响企业的生产经营。 
2.1 供应商交货及时率低影响准时制采购的实现 
交货及时率是准时制采购所强调和考察的主要指标。FIC公司的供应商交货及时率低的影响因素很多。首先,在FIC公司的供应商中,有一部分供应商由于缺乏现代企业管理理念,根本没有意识到交货及时率对采购方以及整个的供应链运营运作的重要影响,另外企业生产经营管理方法落后,在生产计划,生产加工,质量检验,包装运输各个生产环节中存在问题,无法保证交货及时率。其次,FTC公司的小批量订单使供应商无法保证交货及时率。每个供应商都有自己生产计划,当FIC公司反复的给供应商下单,由于供应商的生产任务量大、生产计划安排得很满,供应商会按照自己企业的实际情况来制订生产计划和安排生产,这样,缴获及时率无法保证。 
2.2 多品种、小批量准时制的产品采购方式采购工作量大 
准时制生产系统是在自动化、电算化的情况下,合理规划并大大简化采购、生产及销售过程,使原材料进厂到产成品出厂进人市场能够紧密的衔接,尽可能减少库存,从而达到降低产品成本,全面提高产品质量,提高劳动生产率以及综合经济效益目标的一种先进系统。为了满足不断变化的市场需求,销售订单需求的不同,FIC公司目前采用的正式这种先进的准时制生产系统,多品种,小批量定制的安排生产,结合这种生产方式,公司在采购管理工作中推行的是准时制采购,以用户需求驱动生产订单,以生产订单驱动采购订单,最大限度地降低采购成本,最大限度地降低产品库存,最大限度地提高对用户需求的响应速度。 
但由于订单驱动下的采购管理需求是离散的,消耗是不稳定的,频繁按需求批量生产,造成了日常采购工作任务繁杂。 
2.3 多品种,小批量采购造成公司采购成本增加多品种 , 小批量准时制采购对供应商的交货期有严格的控制和要求,使得供应商无法整合采购商的采购订单,造成供应商送货频繁,同时也会造成公司由于收货造成的关务整理费用,仓库检验,收料费用。
2.4 供应商管理的不足 
制造业供应商管理包括供应商的筛选,资信评估,合作评估及合作制度等.现在本公司并未重视这项工作。通常的情况是,采购大权由某位负责人独掌;对供应商缺乏评价,即使采用招标制,考察的内容也局限于价格,从而导致不能选出合格的供应商,并在日后的合作中遭受损失;对供应商的合作状况没有记录和评估,产品及服务得不到改进。与现有供应商之间的关系难以协调且不易发展新的供应商。即使是以招投标方式的采购,也同样面临地域限制,流程不透明,过程烦琐,人力与资金耗费巨大等限制。上述因素均造成了企业整体采购成本的居高不下,难以面对激烈的市场竞争而形成规范高效的采购管理。采购管理成为企业在发展中的瓶颈。
3针对FIC公司采购问题提出的对策
结合 H C 公司采购管理工作的实际情况Inc公司应该通过对采购物品及其供应商的战略地位,完善对供应商的开发、选择与评估体系来加强供应商管理,通过实施策略采购,电子采购等一系列具体可行的采购管理战略,提高企业采购管理工作效率,降低采购成本,加强与供应商的战略合作,最终提高企业的市场竞争能力。 
3.1 策略采购的大力运用 
传统的采购是:用合适的价格,适当的时间,适合的数量和质量的物料输送到适合的地点。采购活动是短期的和零散的,在市场竞争、巨大的价格压力和考虑供应商关系等种种因素下,都要求企业用更加策略性的方式去购买产品和服务。策略采购〔3]就是针对某一特定物资或服务,通过内部客户需求分析,外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析,在标杆比较(benchmarking)的基础上设定该物品的长短期的采购目标、达成目标所需的采购策略及行动计划.计划内容包含采用何种采购技术、与什么样的供应商打交道,建立何种关系,如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体,日常采购执行与合同如何确立等。策略采购现己被世界500强的1/3企业采用,通过策略采购,企业一般可以降低采购成本10%15%, 
3.2 实施年度采购,增加采购批量,降低采购成本 
由于销售订单驱动下的多品种、小批量采购,需求是离散的,消耗是不稳定的,频繁按需求批量补给生产会造成因无法形成经济采购批量而使采购成本增加,而且极易受到原材料价格波动的影响。因此,在实际的采购管理工作中,FIC公司应采取各种有效措施增加采购批量,平抑采购产品价格,降低采购成本。首先 , 采 购部门可以通过加强与市场销售部门的信息沟通,得到市场需求的准确信息;通过与生产部门的信息沟通,进一步了解企业的生产计划,通过这些措施确定一定时期内的采购需求量,然后根据预测的采购需求量,整合采购订单,与供应商签订年度采购协议,实施年度采购来增加采购批量,即用承包年采购量、分期交货来代替经常性的小批量采购,以形成产品的经济采购批量,降低产品采购成本。其次 , 通 过分析主要原材料和零部件的市场长期价格走势,结合对市场需求的预测,与供应商先期签订订购合同。要确定这些原材料的长期价格走势,然后与使用这些原材料提供相关零部件产品的供应商,针对价格波动较大的产品,与供应商签订跨年度长期订购合同,旨在减小产品价格波动的影响,稳定采购价格,降低采购成本。 
3.3 加强对供应商的过程控制 
按照 FIC 公司现有的采购工作流程,在对供应商正式下达批量采购订单之前,需要对供应商提供的样品进行检验,测试;样品合格后,再进人小批量验证阶段;小批量验证合格后,FIC公司才正式给供应商下达正式批量采购订单。对正式订单的产品验收只是在产品送达工厂时才进行质量检验。可见,FIC公司目前在采购管理方面缺乏的是对供应商的过程控制。 
首先,协助供应商建立并完善符合FIC公司要求的质量控制体系,从根本上提高供应商对所提供产品的质量控制能力。只有拥有了完善质量控制体系的供应商才能从原材料采购,工艺准备,人员准备,生产加工,质量检验,包装运输等各个环节进行严格控制,以确保其供应的产品质量符合要求。 
其次,与供应商密切配合,制定积极有效的供应商质量目标以及相应的条款以促进供应商持续改进其产品和服务质量。此目标应该包括产品技术参数、公差范围、应用材料以及产品性能等关系到产品质量的重要指标。通过定期或不定期的对所设置的质量目标的考核与评估,进而达到促进供应商持续改进其产品和服务质量,提高产品合服务质量的目的,加强对供应商的过程控制[4l. 
最后,设立考核评估目标的约束激励机制。为提高供应商的合作积极性,保证所设立的质量和成本目标的实现,FIC公司还应与供应商设立双方认可的相应的约束激励机制。相应的约束机制包括:减少订货批量,供应商赔付因其产品质量问题所造成的损失,甚至终止双方的合作协议等;相应的激励机制包括:增加订货批量,对质量稳定的产品实行质量免检,延长双方的合作期限等。所有这些约束激励机制的设立都应建立在进一步巩固FIC公司与供应商的合作关系基础上,而不是破坏彼此间的合作关系[,]。以上 采 购 管理的解决对策力图实现FIC公司缩短采购周期,降低采购成本,提高采购物料质量,快速适应企业所面临的现代采购管理多样化目标。

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