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项目采购风险管理

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在这篇文章中,我们先分析了项目中物资采购面临的风险,接着对此提出了采购风险的识别和评估途径,以及防范项目采购风险的主要对策和风险管理中采购环境的利用思路。

我们都知道,项目物资采购包括了采购计划制订、采购审批、供应商选择、价格咨询、采购招标、合同签订与执行、货物验收、核算、付款等诸多环节,由于受各种因素的影响,采购的各个环节中都存在各种不同的风险,项目采购风险管理就是对采购环节中的风险进行识别、评估、控制与监督的过程。如果对这些风险认识不足,控制不力,企业采购过程也就最容易滋生暗箱操作。因此加强项目采购的风险管理,可为企业提高产品质量和经济效益提供有力保证。
首先,我们谈谈项目中物资采购面临的风险
1)物资采购中的主要内因型风险。由于内部管理不善和制度不健全而引发的问题和风险。
①采购计划风险。物资采购部门及相关使用部门计划管理不科学、不周全,导致采购中的计划风险,如采购数量不准、供货时间不留余地、质量标准不明确等使采购计划发生较大偏差而影响整个采购工作。
采购合同风险。合同订立不严格,权利义务不明确,合同管理混乱等。
③采购验收风险。由于人为因素造成所采购物资在品种、规格、质量等方面未能达到合同条款要求,而管理者又未能在材料使用或设备安装前及时发现和纠正存在的问题,使之造成损失而引发验收风险。
④采购责任风险。经办部门或人员责任心不强,管理水平有限等引起的风险,经办人员假公济私、收受回扣、牟取私利而引起的风险。
2) 物资采购中的主要外因型风险。外因型风险主要源于外部环境因素,这种风险主要来自供应商和自身难以避免的风险因素。
①价格风险。物资采购中由于利益的驱使,材料厂商有可能操作投标环境,在投标前相互串通,有意抬高价格,使采购方蒙受损失;此外,在价格相对合理的情况下批量采购后,这种材料又可能出现跌价,引起采购价格风险。
②质量风险。在物资采购过程中,激烈的市场竞争有可能导致材料供应商提供的样品质量与批量材料质量的不一致,发生以次充好的现象,使材料质量不符合要求,从而给采购方带来严重的损失。
③贬值风险。主要是表现在采购过程中物资设备因社会技术不断进步,而人们专业知识未能达到应有水平,不能适应社会技术发展的要求,进行盲目采购而发生所采购材料或设备的贬值所引起的风险损失。
④合同欺诈风险。由于市场环境复杂多变,因此合同欺诈更加突出。合同欺诈主要包括以虚假的合同主体身份签订合同,以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保接受购方预付款后逃之夭夭签订空头合同,而供货方本身是“皮包公司”,将骗来的合同转手倒卖,从中谋利,而所需的物资无法保证,合同签订后,供货商失约违反合同或终止合同,不能正常供货,而影响工程进度造成合同风险损失。
接着我们来看看采购风险的识别和评估项目经理博客
对采购风险进行评估。风险评估就是对识别出的风险分析其影响程度。包括风险估计和风险评价,即对风险发生的可能性和后果影响程度分别进行分析,然后计算出风险水平值,进行风险分级,从而确定高风险、中风险、低风险区域,进而判断出该风险是否可以被接受和是否需要采取进一步的防范管理措施。可组织有关专家,实际工作中的计划员,采购员,工区材料员进行风险因素的评估,在汇总统计分析后,针对每个风险,采用最大法确定五个等级中权重最大的,从而确定每个风险的发生概率和影响程度的等级。在此基础上,利用风险发生概率和影响
程度的二维矩阵,对已识别的项目风险分别评估其风险水平。
对采购风险进行识别。采购中规避和防范采购风险就要首先弄清楚风险会发生在哪里,存在哪些风险因素,在采购之前就要展开采购风险的识别工作。如国家政策有无变化,市场行情有无波动可能,有无可能发生自然灾害,供应商的供货与履约能力等。以及企业内部采购计划是否合理到位,验收过程与方法是否科学,库存水平是否合理(是否会造成积压,是否会欠缺而影响生产用料),合同条款制定的是否清晰规范。事先要将这些风险因素一一进行识别、讨论、筛选。
最后我们要去想防范项目采购风险的主要对策有哪些?
1)应建立与完善企业内控制度,加强教育,提高素质。建立与完善内部控制制度与程序,加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育,不断增强法律观念,重视职业道德建设,做到依法办事,培养企业团队精神,增强企业内部的风险防范能力,从根本上杜绝合同风险。training.mypm.net
2)加强对物资采购全过程、全方位的监督。全过程的监督,是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制订、签订合同、质量验收和结账付款4个关键控制点的监督,以保证不弄虚作假。全方位的监督,是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。科学规范的采购机制,不仅可以降低企业的物资采购价格,提高物资采购质量,还可以保护采购人员和避免外部矛盾。项目经理圈子
3)加强对物资采购招标与签约的监督。检查物资采购招标是否按照规范的程序进行;是否存在违反规定的行为发生;是否对供应商进行调查,选择合格供应商;是否每年对供应商进行一次复审评定;检查合同条款是否有悖于政策、法律,避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效;审查合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、有否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全。
除此之外,风险管理中采购环境的利用也是很重要的。
充分利用采购环境的一个重要内容就是熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。比如,结合所采购货物或服务的种类、性能参数、质量、数量、价格要求等,了解熟悉国内、国际市场的价格及供求信息,以及所购物品的供求来源、外汇市场情况、国际贸易支付办法、保险合同等有关国内、国际贸易知识和商务方面的情报和信息。这就要求项目组织建立有关的市场信息机制,以达到有效利用采购环境的目的。
良好的市场信息机制包括:
①建立重要货物供应商信息的数据库,以便在需要时能随时找到相应的供应商,以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息。
②建立同一类货物的价格目录,以便采购者能进行比较和选择,充分利用竞争的办法来获得价格上的利益。对市场情况进行分析和研究,作出市场变化的预测,使采购者在制定采购计划、决定如何发包及采取何种采购方式时,能有可靠而有效的依据作为参考。只有建立了良好的市场信息机制,才能在项目采购中做到“知己知彼”,并对采购环境有充分地了解和把握,这使得采购者能处于供需双方的有利地位,获得价格上的优势,不仅取得高质量的货物或服务,也能取得成本上的利益。
如何做好采购风险的管理工作关系到企业价值的提高,乃至企业的生死存亡,而科学合理地进行采购风险管理能为企业提供相对安全的经营环境,保障企业经营目标的顺利实现,更好的促进企业的发展壮大。这在很大程度上依赖于采购风险的管理,这种管理渗透到采购工作的方方面面,是一个复杂而系统的工程,包括从风险识别、评估、控制和监控的全过程。

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